Devire in Poland
Devire in Germany
Devire in Czech Republic
Devire in Portugal
Čím dál více firem čelí odchodu nových zaměstnanců. Aby se tomuto jevu předešlo, je důležité dbát na pocity kandidátů ještě před jejich prvním pracovním dnem. Klíčovým způsobem, jak se odlišit mezi konkurencí, je dobře naplánovaný (a realizovaný) pre-boarding, který téměř od samého začátku zvýší angažovanost, loajalitu a produktivitu nových zaměstnanců.
Zjistěte, co je pre-boarding a proč byste ho měli zavést ve své organizaci.
Co je to pre-boarding?
Pre-boarding je fáze mezi rozhodnutím o přijetí kandidáta a jeho prvním pracovním dnem. Období mezi přijetím nabídky a skutečným začátkem práce může být někdy poměrně dlouhé. Z tohoto důvodu může nový zaměstnanec znovu zvažovat rozhodnutí přijetí nabídky v naší organizaci. Je třeba udělat vše, aby se eliminoval strach, námitky a jakékoliv pochybnosti kandidáta. Musí mít jasnou představu o tom, co může očekávat v nadcházejících dnech a týdnech.
Pre-onboardingové aktivity zahrnují jak formální, tak neformální kontakty s budoucím zaměstnancem:
- Formální: vyřízení zdravotní prohlídky nebo podpis pracovní smlouvy,
- Neformální: veškeré kontakty, které jsou skvělou příležitostí pro úvod do firemní kultury a ukázání toho, co ho čeká po zahájení práce.
Proč je pre-boarding tak důležitý?
Udržování kontaktu s osobou, která přijala naši pracovní nabídku, je klíčové. Tato osoba činí velmi důležité rozhodnutí ve svém životě. I když vybraný kandidát ještě nepracuje v naší firmě, měl by se cítit uznávaný a důležitý. Již v této fázi musí vědět, že učinil správné rozhodnutí. Výzkumy ukazují, že změna zaměstnání může být stresující více než stěhování nebo sjednání hypotéky!
Pokud neprovádíme žádné aktivity, vystavujeme se riziku, že se v období před nástupem nového zaměstnance rozhodne pro nabídku jiného zaměstnavatele. Změna názoru budoucího zaměstnance se prostě nevyplatí! Náklady na ztrátu nově nabraného kandidáta mohou dosáhnout až trojnásobku jeho platu. Podle zprávy „Skutečné náklady špatného náboru“ od společnosti Brandon Hall Group správně provedené pre-boardingové a onboardingové procesy mohou zvýšit míru udržení v týmu až o 82 %!
Etapy pre-boardingu
Způsob, jakým uvádíme nové zaměstnance do firmy, závisí na kultuře, rozpočtu a kreativitě. Nejdůležitější je mít plán. Aby byl proces pre-boardingu účinný, musí být realizován promyšleně a smysluplně. Měl by zahrnovat následující prvky:
- Odeslání uvítací zprávy (ve stylu charakteristickém pro naši organizaci) – zde je dobré vytvořit šablonu e-mailu, aby se obsah sjednotil a vizuální stránka zaujala. První zpráva by měla obsahovat informace o tom, co se bude dít až do dne zahájení práce.
- Odeslání nezbytných dokumentů a formulářů – vzhledem k počtu dokumentů potřebných k uzavření smlouvy a zabezpečení přenosu dat je dobré automatizovat získávání dat pomocí e-formulářů. Tímto způsobem můžeme ovlivnit dojem nového zaměstnance a vyhnout se příliš složitému a časově náročnému vyplňování papírových dokumentů.
- Představení benefitů.
- Schůzka a podpis všech formalit.
- Příprava pracovního místa, nástrojů a nezbytných zdrojů.
- Naplánování prvního pracovního dne a onboardingového procesu na další dny.
- Odeslání e-mailu týkajícího se prvního pracovního dne – tato zpráva by měla obsahovat informace o čase zahájení práce, důležitých termínech a požadovaných dokumentech.
Výhody pre-boardingu
Pre-boarding přináší řadu výhod jak pro zaměstnance, tak pro organizace, mimo jiné zvyšuje angažovanost zaměstnanců a umožňuje jim seznámit se s firemní kulturou ještě před oficiálním začátkem práce. Kromě toho pre-boarding buduje pocit sounáležitosti a snižuje pochybnosti kandidátů ohledně zahájení zaměstnání.
Mezi hlavní výhody efektivního pre-boardingu patří:
- Zvýšení loajality nového zaměstnance vůči naší organizaci,
- Rychlejší integrace do týmu, která podporuje efektivnější spolupráci,
- Větší jasnost ohledně nové role v organizaci,
- Otevření možností osobního rozvoje a získávání nových dovedností,
- Zlepšení udržení prostřednictvím organizace zajímavých uvítacích aktivit a integračních setkání,
- Zkrácení času potřebného k seznámení se s informacemi o IT bezpečnosti atp.
Checklist pre-boardingu
Pre-boarding zaměstnanců by měl být jak informačním, tak angažujícím procesem. Níže najdete několik nápadů na pre-boardingové aktivity, které podporují integraci nových zaměstnanců:
- Personalizovaná pre-boardingová zpráva informující o nástupu nového zaměstnance, odeslaná e-mailem (interní komunikace) nebo umístěná na sociálních platformách (externí komunikace), která vzbudí nadšení jak mezi stávajícími, tak novými zaměstnanci.
- Úvodní setkání s týmem, na kterém nový zaměstnanec pozná zajímavosti o firmě a dozví se více o prostředí, ve kterém bude pracovat, a přizpůsobí se novým zvyklostem v přátelské a neformální atmosféře.
- Seznam s praktickými informacemi, nejdůležitějšími kontakty a organizačním schématem, který může být velmi užitečný pro novou osobu, která dělá první kroky ve firmě.
- Pomoc mentora, který sdílí praktické tipy a nejlepší postupy, protože dobře zná firemní kulturu a ostatní zaměstnance.
- Uvítací balíček obsahujícího mimo jiné firemní dárky.
Pre-boarding — shrnutí
Zdroje využité v tomto článku:
¹Indeed, Science behind job search, dostęp: 6.11.2023
²Brandon Hall Group, The True Cost of a Bad Hire, dostęp: 6.11.2023, Zrdoj.
Často kladené dotazy
Personalizovaná preboardingová zpráva je klíčovým nástrojem v procesu integrace nových zaměstnanců. Je dobré zahrnout různé prvky jako například: osobně přivítat nového zaměstnance v týmu, probrat kulturu organizace a její hodnoty, podělit se o plán prvního dne/týdne v práci, včetně místa, hodin a plánu schůzek, sepsat seznam dokumentů, se kterými se má seznámit a podepsat v prvních dnech, poskytnout přihlašovací údaje do firemních systémů a pokyny k používání komunikačních nástrojů a dalších platforem, sdílet kontaktní údaje klíčových osob v týmu a mentora, připojit přehled balíčku benefitů, zdravotního pojištění a rozsahu školení.
Klíčové je přizpůsobit tyto prvky specifikům firmy a pracovního místa. Personalizace a péče o individuální potřeby nového zaměstnance zajistí, že proces preboardingu bude efektivnější.
Efektivní plánování onboardingového procesu po prvním dni práce zahrnuje několik klíčových kroků. Za prvé, je důležité přizpůsobit se individuálním potřebám nového zaměstnance a povzbuzovat ho k aktivní účasti v integračním procesu. Je dobré zahrnout různé aspekty, jako je vzdělávání, integrace do týmu, zajištění přístupu k potřebným zdrojům a sledování pokroku. Tento proces by měl být flexibilní a otevřený úpravám v závislosti na specifikách dané organizace a nového zaměstnance. Také se postarajte o neustálé shromažďování zpětné vazby, aby mohl být onboardingový proces neustále zlepšován. Nakonec spolupráce s HR týmem a vedoucími pracovníky může významně usnadnit celý proces.
Automatizace procesu zasílání dokumentů a formulářů v rámci pre-boardingu může být dosažena implementací specializovaného systému pro řízení onboardingu. Zavedení takového nástroje může výrazně usnadnit a zefektivnit celý proces. Klíčové prvky, které je třeba zvážit:
- Onboardingová platforma – výběr specializované onboardingové platformy, která umožňuje řízení životního cyklu zaměstnance. Ujistěte se, že platforma nabízí možnost automatického zasílání dokumentů a formulářů.
- Elektronické podpisy – integrace se systémy umožňujícími elektronické podpisy, aby se urychlily formální procesy.
Integrace s HR systémy – zajištění integrace s HR systémy a databází zaměstnanců, aby se předešlo duplicitnímu zadávání údajů.
Implementace vhodného nástroje pro řízení onboardingu umožní efektivní automatizaci procesu zasílání dokumentů a formulářů, což následně urychlí a zjednoduší integraci nových zaměstnanců.